Các giai đoạn triển khai ERP: Đâu là giai đoạn quyết định thành bại

Là đơn vị đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, ROSY hiểu rõ rằng mỗi dự án ERP đều là một bài toán riêng biệt – và lời giải không nằm ở phần mềm, mà nằm ở cách triển khai.

Từ kinh nghiệm triển khai ERP trong đa dạng ngành nghề như sản xuất, thương mại, phân phối, logistics,… chúng tôi nhận thấy rằng: hiểu đúng và làm đúng các giai đoạn triển khai ERP chính là nền tảng để dự án thành công lâu dài, thay vì “đi vài bước rồi dừng”. Bài viết này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về các giai đoạn chủ chốt trong triển khai ERP cũng như xác định được giai đoạn là quan trọng nhất.

Giai đoạn 1: Khảo sát và phân tích nghiệp vụ – Đừng “đặt sai đề bài”

Triển khai ERP không bắt đầu bằng phần mềm – mà bắt đầu bằng câu hỏi: Doanh nghiệp thực sự đang gặp vấn đề gì? Mục tiêu sau khi có ERP là gì?

Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp giải pháp phần mềm cùng khách hàng ngồi lại phân tích toàn diện quy trình vận hành, từ mua hàng, sản xuất, kho vận, tài chính đến nhân sự. Việc khảo sát được thực hiện kỹ lưỡng tại từng phòng ban, với sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo và các nhân sự vận hành.

• Phân tích các quy trình đang vận hành thực tế

• Xác định điểm nghẽn, thao tác thừa, sai lệch dữ liệu

• Lập tài liệu yêu cầu nghiệp vụ chi tiết (BRD)

• Tư vấn quy trình tối ưu theo chuẩn ERP linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp

Tại sao giai đoạn này là nền móng?

Một hệ thống ERP có thể mạnh về công nghệ, nhưng nếu triển khai theo một quy trình “sai” thì càng vận hành càng rối. Phía nhà cung cấp không nên triển khai nếu chưa hiểu rõ doanh nghiệp đang cần gì.

Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp – ERP không phải áo may sẵn

Không có một mô hình ERP nào áp dụng được cho tất cả. Sau khi khảo sát, đội ngũ phân tích nghiệp vụ và kỹ thuật sẽ thiết kế giải pháp sát nhất với nhu cầu thực tiễn của khách hàng, không rập khuôn, không áp đặt.

• Thiết lập luồng xử lý nghiệp vụ mới, tinh gọn hơn

• Cấu hình phần mềm phù hợp với vai trò từng phòng ban

• Tùy chỉnh các biểu mẫu, chứng từ, báo cáo quản trị đặc thù

• Tích hợp với phần mềm khác nếu doanh nghiệp đang sử dụng song song (kế toán, máy quét, POS…)

Vì sao bước này quyết định sự “dễ dùng” của phần mềm?

ERP không chỉ để quản lý – nó còn phải đủ thân thiện để người dùng dễ tiếp cận, và đủ linh hoạt để vận hành theo cách riêng của doanh nghiệp. 

Giai đoạn 3: Đào tạo và kiểm thử - ERP không vận hành nếu không có yếu tố con người

Sau khi có giải pháp, không nên vội vàng go-live. Nhà cung cấp cần dành thời gian để đào tạo, kiểm thử, và hiệu chỉnh để hệ thống ERP không chỉ chạy tốt về mặt kỹ thuật, mà vận hành ổn định trong thực tế công việc hàng ngày.

• Đào tạo chi tiết theo vai trò: không “dạy chung”, mà “dạy đúng người đúng việc”

• Tổ chức kiểm thử UAT, mô phỏng 100% tình huống thực tế

• Ghi nhận phản hồi người dùng, cải thiện quy trình nếu cần

• Chuẩn bị tài liệu sử dụng và hướng dẫn quy trình chuẩn cho doanh nghiệp

Tại sao đây là bước bản lề?

Rất nhiều dự án ERP thất bại không vì lỗi hệ thống, mà vì nhân sự không sẵn sàng chuyển đổi. Vì vậy, nên coi trọng yếu tố con người hơn cả công nghệ.

Giai đoạn 4: Go-live – Chuyển đổi thực sự bắt đầu

Go-live là thời điểm chính thức vận hành hệ thống ERP, thay thế toàn bộ quy trình cũ. Đây cũng là lúc “thử lửa” độ bền của cả hệ thống: dữ liệu thật, thao tác thật, sai sót thật.

Lúc này, phía nhà cung cấp phần mềm cần:

• Cử đội ngũ kỹ thuật onsite trong suốt giai đoạn go-live

• Xử lý sự cố phát sinh tức thời, không để gián đoạn vận hành

• Theo dõi sát hệ thống và hỗ trợ liên tục 24/7 trong tuần đầu tiên

• Đánh giá kết quả vận hành, đối chiếu với KPI mục tiêu ban đầu

Tại sao Go-live không thể làm ẩu?

Chỉ cần sai lệch số liệu trong 1 ngày, doanh nghiệp có thể mất cả tuần để điều chỉnh. Nhà cung cấp cần đảm bảo hệ thống ổn định trước khi bàn giao hoàn chỉnh.

Giai đoạn 5: Vận hành, bảo trì và cải tiến – Tối ưu để hệ thống “thở dài hơi”

ERP không dừng lại sau khi triển khai. Nhà cung cấp sẽ đồng hành cùng khách hàng trong giai đoạn hậu Go-live để bảo trì, cải tiến và mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.

• Theo dõi hiệu suất vận hành định kỳ

• Nâng cấp module, thêm tính năng khi doanh nghiệp mở rộng

• Đào tạo thêm cho nhân sự mới hoặc khi có cập nhật

• Đánh giá hiệu quả sử dụng ERP và đề xuất tối ưu

Vì sao cần duy trì lâu dài?

ERP là một hệ sinh thái. Doanh nghiệp phát triển, ERP cũng cần “lớn lên” cùng bạn.

Kết luận: Giai đoạn nào là quan trọng nhất?

Từ kinh nghiệm thực chiến, ROSY khẳng định: Giai đoạn khảo sát và phân tích nghiệp vụ chính là bước quan trọng nhất. Đây là lúc định hình toàn bộ dự án – đúng từ đầu thì các bước sau mới dễ dàng, sai từ đầu thì sẽ phải tốn gấp đôi chi phí và thời gian để sửa.

Chúng tôi thường nói với khách hàng:
“Triển khai ERP không chỉ là một dự án CNTT, mà là dự án chuyển đổi doanh nghiệp. Mà đã chuyển đổi thì cần hiểu mình trước khi mong thay đổi cách làm.”

Bạn đang chuẩn bị triển khai phần mềm ERP?

Đừng vội chọn phần mềm. Hãy chọn đúng đối tác triển khai.
Hãy để ROSY – Đơn vị triển khai ERP theo nhu cầu doanh nghiệp đồng hành cùng bạn từ những bước đầu tiên.

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM ROSY
Hotline: 0908 743 879 – 0908 743 877
Email: office@rosysoft.vn
Địa chỉ: Phòng 601, Tòa nhà Gic Land, 1B Điện Biên Phủ, P.25, Q. Bình Thạnh, TP.HCM