ERP và bài toán giá thành: Kiểm soát chi phí – Nâng cao hiệu suất vận hành

1. Tính giá thành – Bài toán cốt lõi trong quản trị sản xuất

Trong bối cảnh chi phí đầu vào biến động và áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, doanh nghiệp sản xuất không thể chỉ dừng lại ở việc “sản xuất và bán hàng”. Việc tính giá thành sản phẩm một cách chính xác, minh bạch và kịp thời là điều kiện tiên quyết để đảm bảo biên lợi nhuận, xác định điểm hòa vốn và ra quyết định đúng đắn về giá bán, chiết khấu, ưu tiên đơn hàng hoặc cắt giảm chi phí.

Tuy nhiên, khi hệ thống quản trị vẫn còn thủ công, rời rạc hoặc chỉ dựa vào file Excel, doanh nghiệp thường rơi vào các tình huống:

• Không biết chi tiết từng sản phẩm lời/lỗ ra sao

• Không phân tích được yếu tố nào làm tăng chi phí (nguyên vật liệu, nhân công hay chi phí gián tiếp)

• Tính giá thành chậm, sai lệch, không phản ánh kịp thời thực tế vận hành

Giải pháp để giải quyết triệt để những vấn đề này chính là tự động hóa việc tính giá thành thông qua hệ thống ERP – nơi dữ liệu được liên kết đồng bộ, quy trình được kiểm soát toàn diện và kết quả được tính toán theo chuẩn kế toán chi phí hiện đại.

2. Cơ sở dữ liệu tính giá thành trong ERP

Một hệ thống ERP tốt sẽ tự động thu thập dữ liệu từ các phân hệ có liên quan, từ đó tính toán đầy đủ các cấu phần chi phí như sau:

2.1. Nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Material Cost)

ERP lấy dữ liệu từ định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) và đối chiếu với dữ liệu xuất kho thực tế theo từng lệnh sản xuất. Hệ thống có thể xác định:

• Chi phí NVL tiêu chuẩn theo BOM

• Chi phí NVL thực tế tiêu hao

• Tỷ lệ chênh lệch và nguyên nhân (do thay đổi thiết kế, lỗi sản xuất, hao hụt…)

2.2. Nhân công trực tiếp (Direct Labor Cost)

Từ phân hệ quản lý sản xuất kết hợp với dữ liệu chấm công, ERP phân bổ chi phí nhân công theo từng công đoạn, tổ máy hoặc mã đơn hàng. Có thể xác định:

• Số giờ công thực tế tham gia sản xuất

• Mức lương đơn vị theo ca/kíp/lương khoán

• Tỷ lệ năng suất theo nhóm hoặc cá nhân

2.3. Chi phí sản xuất chung (Manufacturing Overhead)

Bao gồm các chi phí như điện nước, bảo trì máy móc, chi phí khấu hao, vật tư phụ trợ… Các khoản mục này sẽ được phân bổ theo tiêu chí thiết lập sẵn như:

• Theo thời gian sử dụng máy

• Theo sản lượng đầu ra

• Theo chi phí nhân công

• Hoặc theo tỷ lệ trọng số tùy chọn

2.4. Gia công thuê ngoài (Subcontracting Cost)

Đối với các công đoạn không sản xuất nội bộ (như in, nhuộm, mạ, xử lý bề mặt…), ERP ghi nhận chi phí thuê ngoài theo từng đơn hàng, từng lần xử lý và cập nhật vào giá thành tổng hợp.

2.5. Chi phí gián tiếp khác

Các chi phí khác như kiểm tra chất lượng, vận chuyển nội bộ, bảo hiểm sản phẩm, hao hụt đầu vào… cũng có thể được tính vào giá thành thông qua các tiêu chí phân bổ linh hoạt.

3. Các phương pháp tính giá thành trong hệ thống ERP

Tùy theo đặc thù ngành nghề và mô hình sản xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính giá thành sau trong hệ thống ERP:

3.1. Job Order Costing – Tính giá thành theo đơn hàng

Áp dụng cho sản xuất theo đơn đặt hàng riêng biệt. Chi phí được ghi nhận chi tiết theo từng đơn hàng, phù hợp với các ngành như cơ khí, thiết bị công nghiệp, may mặc theo thiết kế.

3.2. Process Costing – Tính giá thành theo quy trình

Áp dụng cho sản xuất liên tục, khối lượng lớn. Chi phí được phân bổ theo từng công đoạn, phù hợp với thực phẩm, nhựa, hóa chất...

3.3. Batch Costing – Tính giá thành theo lô sản xuất

Chi phí được tính cho từng lô hàng, sau đó chia đều theo sản lượng trong lô. Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất theo đợt, có đơn hàng lặp lại.

3.4. Periodic Costing – Tính giá thành định kỳ

Tổng hợp chi phí cuối kỳ và phân bổ theo tổng sản lượng. Phương pháp đơn giản, ít chi tiết, phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc chưa theo dõi theo đơn hàng.

3.5. Standard Costing – Định mức chi phí chuẩn để kiểm soát sai lệch

Không phải phương pháp tính giá thành riêng biệt, mà là công cụ để so sánh giữa chi phí chuẩn và thực tế, hỗ trợ phân tích hiệu quả sản xuất.

Xem thêm: Quản lý giá thành hiệu quả trong phần mềm ERP

4. Lợi ích khi áp dụng ERP để tính giá thành

4.1. Tính chính xác đến từng mã hàng, đơn hàng

ERP loại bỏ sự nhập liệu thủ công, liên kết dữ liệu xuyên suốt từ kho, sản xuất, tài chính, từ đó đảm bảo kết quả giá thành phản ánh đúng thực tế.

4.2. Phân tích chi phí – tìm ra điểm nghẽn

Hệ thống tự động báo cáo tỷ lệ chi phí NVL, nhân công, máy móc… Giúp nhà quản trị phát hiện nguyên nhân làm tăng giá thành để có phương án điều chỉnh.

4.3. Hỗ trợ ra quyết định nhanh

Khi biết chính xác giá thành thực tế, doanh nghiệp có thể quyết định:

• Có nên nhận đơn hàng với giá thấp không?

• Đâu là sản phẩm cần đẩy mạnh, đâu là sản phẩm cần cắt giảm?

• Định giá bán như thế nào để đảm bảo biên lợi nhuận?

4.4. Chuẩn hóa báo cáo quản trị

ERP cung cấp hệ thống báo cáo giá thành theo nhiều chiều: theo sản phẩm, theo khách hàng, theo đơn hàng, theo thời gian. Giúp ban giám đốc theo dõi hiệu quả sản xuất một cách toàn diện.

5. Kết luận

Tính giá thành là một trong những chức năng phức tạp nhưng mang lại giá trị cao nhất trong hệ thống ERP. Doanh nghiệp chỉ thực sự kiểm soát được hoạt động sản xuất khi biết rõ: đang tiêu bao nhiêu – tiêu vào đâu – có xứng đáng không – và có thể tối ưu ở điểm nào.

ERP không chỉ tính toán giá thành, mà còn giúp doanh nghiệp thay đổi cách nhìn về chi phí, nâng cao năng lực quản trị và chủ động điều chỉnh chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu thực.