EUDR 2026: Doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu truy xuất nguồn gốc trên ERP như thế nào?

Quy định chống phá rừng của Liên minh châu Âu – EUDR – bắt đầu áp dụng từ ngày 30/12/2026 đối với các operator và trader quy mô vừa và lớn, trong khi phần lớn doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ có thời hạn từ 30/6/2027. Quy định tập trung vào bảy nhóm hàng hóa gồm gia súc, ca cao, cà phê, dầu cọ, cao su, đậu tương, gỗ và một số sản phẩm liên quan.

Đối với doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng xuất khẩu sang EU, một vấn đề đáng chú ý là khả năng cung cấp dữ liệu về nguồn gốc nguyên liệu. Vì vậy, yêu cầu EUDR không chỉ liên quan đến hồ sơ pháp lý mà còn đặt ra bài toán về truy xuất dữ liệu từ nguồn nguyên liệu đến lô thành phẩm và đơn hàng xuất khẩu.

EUDR 2026 đặt ra yêu cầu mới đối với dữ liệu chuỗi cung ứng

Theo quy định của EU, các sản phẩm thuộc phạm vi EUDR cần đáp ứng các yêu cầu về không gây mất rừng, tuân thủ pháp luật tại quốc gia sản xuất và được bao phủ bởi quy trình due diligence tương ứng. Một trong những nhóm thông tin quan trọng là dữ liệu xác định nguồn gốc sản xuất.

Đối với hàng hóa liên quan, thông tin due diligence có thể bao gồm mô tả sản phẩm, số lượng, quốc gia sản xuất, nhà cung cấp và dữ liệu vị trí địa lý của khu vực nơi hàng hóa hoặc nguyên liệu được sản xuất. Hướng dẫn của Ủy ban châu Âu cũng yêu cầu geolocation của các khu đất liên quan và ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất.

Điều này làm thay đổi yêu cầu đối với hệ thống truy xuất. Doanh nghiệp không chỉ cần biết thành phẩm được sản xuất ở đâu mà còn cần xác định được nguyên liệu nào đã được sử dụng, nguyên liệu đến từ lô nào và dữ liệu nguồn gốc nào gắn với lô đó.

Với doanh nghiệp ngoài EU, nghĩa vụ pháp lý cụ thể phụ thuộc vị trí trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, nhà nhập khẩu hoặc khách hàng tại EU có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp dữ liệu để phục vụ quá trình due diligence. Do đó, khả năng chuẩn bị và truy xuất dữ liệu trở thành một yêu cầu cần được xem xét trong hoạt động xuất khẩu.

Doanh nghiệp cần quản lý những dữ liệu EUDR nào?

Trước khi xây dựng hệ thống báo cáo, doanh nghiệp cần xác định các nhóm dữ liệu cần được quản lý trong quá trình mua hàng, sản xuất và giao hàng.

Đầu tiên là dữ liệu nhà cung cấp và nguồn nguyên liệu. Thông tin về nhà cung cấp cần được liên kết với mặt hàng hoặc nguyên liệu cụ thể thay vì lưu tách rời trong hồ sơ giấy hoặc nhiều bảng Excel.

Tiếp theo là dữ liệu lot/batch nguyên liệu. Khi hàng được nhập kho, doanh nghiệp cần có mã nhận diện để theo dõi từng lô. Các thông tin về xuất xứ, vùng sản xuất, geolocation hoặc tài liệu liên quan cần được gắn với đúng lô hàng.

Trong sản xuất, mối liên hệ này phải tiếp tục được duy trì. Nếu một lệnh sản xuất sử dụng nhiều batch nguyên liệu, hệ thống cần ghi nhận những batch nào đã được cấp phát. Khi tạo ra bán thành phẩm hoặc thành phẩm, dữ liệu đầu ra phải có khả năng truy ngược về nguyên liệu đầu vào.

Cuối cùng là dữ liệu giao hàng. Khi sản phẩm được xuất cho khách hàng, doanh nghiệp cần xác định lô thành phẩm nào đã được giao và lô đó sử dụng những nguồn nguyên liệu nào.

Chuỗi truy xuất có thể được tổ chức theo hướng:

Nhà cung cấp – Nguồn nguyên liệu – Lô nhập – Sản xuất – Lô thành phẩm – Đơn hàng xuất khẩu.

Vì sao quản lý dữ liệu truy xuất bằng nhiều file riêng dễ phát sinh sai lệch?

Trong nhiều doanh nghiệp, thông tin nguồn gốc không nằm trên cùng một hệ thống. Phòng mua hàng lưu thông tin nhà cung cấp, kho quản lý lô nhập, sản xuất theo dõi lệnh sản xuất còn Sales quản lý lô giao hàng.

Từng nguồn dữ liệu có thể chính xác riêng lẻ nhưng khi cần truy xuất toàn bộ chuỗi, doanh nghiệp phải ghép thông tin từ nhiều bộ phận.

Ví dụ, để xác định nguồn nguyên liệu của một shipment xuất khẩu, nhân sự có thể phải tìm số lô thành phẩm, đối chiếu lệnh sản xuất, kiểm tra phiếu xuất nguyên liệu và sau đó tìm lại hồ sơ nhà cung cấp.

Khối lượng công việc tăng nhanh khi một batch nguyên liệu được sử dụng cho nhiều lệnh sản xuất hoặc một thành phẩm được tạo ra từ nhiều nguyên liệu khác nhau.

Một vấn đề khác là dữ liệu có thể được cập nhật không đồng thời. Chứng từ nguồn gốc được bổ sung nhưng file sản xuất không cập nhật. Mã lô được nhập khác nhau giữa kho và sản xuất. Một lần sao chép sai mã có thể làm mất quan hệ truy xuất phía sau.

Do đó, yêu cầu chính không phải là tạo thêm nhiều bảng theo dõi mà là xây dựng một luồng dữ liệu có liên kết xuyên suốt giữa các nghiệp vụ.

ERP hỗ trợ truy xuất nguồn gốc theo lô như thế nào?

ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức dữ liệu truy xuất bằng cách liên kết các giao dịch mua hàng, kho, sản xuất và bán hàng trên cùng hệ thống.

Quá trình có thể bắt đầu từ đơn mua hàng và phiếu nhập kho. Khi nguyên liệu được tiếp nhận, mã lot hoặc batch được ghi nhận cùng thông tin nhà cung cấp và các thuộc tính cần quản lý.

Khi vật tư được xuất cho sản xuất, giao dịch cấp phát tạo liên kết giữa batch nguyên liệu và lệnh sản xuất. Sau khi hoàn thành, thành phẩm tiếp tục được nhận diện bằng mã lô tương ứng.

Khi Sales thực hiện giao hàng, lô thành phẩm được gắn với đơn hàng và khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện hai chiều truy xuất.

Theo chiều xuôi, hệ thống xác định một lô nguyên liệu đã được sử dụng cho sản phẩm nào và giao cho khách hàng nào. Theo chiều ngược, từ một lô thành phẩm hoặc shipment có thể xác định nguyên liệu và nhà cung cấp liên quan.

Đối với EUDR, ERP không thay thế hệ thống due diligence của EU. Vai trò phù hợp của ERP là tổ chức dữ liệu vận hành và duy trì mối liên hệ giữa các đối tượng trong chuỗi cung ứng để thông tin có thể được truy xuất khi cần.

ERP không tự động đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ EUDR

Việc triển khai ERP không đồng nghĩa doanh nghiệp tự động đáp ứng EUDR.

ERP chỉ có thể xử lý những dữ liệu được doanh nghiệp thu thập và cập nhật. Nếu nhà cung cấp không cung cấp thông tin nguồn gốc hoặc dữ liệu geolocation không đầy đủ, hệ thống cũng không thể tự bổ sung những thông tin còn thiếu.

Doanh nghiệp vì vậy cần xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Mua hàng chịu trách nhiệm thu thập thông tin nhà cung cấp và hồ sơ nguồn gốc. Kho đảm bảo nhận diện đúng lô. Sản xuất duy trì quan hệ giữa nguyên liệu và thành phẩm. Sales xác định đúng lô hàng giao cho khách.

Master Data cũng cần được chuẩn hóa. Một nhà cung cấp không nên tồn tại dưới nhiều mã khác nhau. Mã nguyên liệu, batch và thành phẩm phải tuân theo quy tắc thống nhất để dữ liệu không bị đứt đoạn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra các trường thông tin bắt buộc, phân quyền cập nhật và lưu lịch sử thay đổi dữ liệu. Đây là những yếu tố giúp tăng tính tin cậy của thông tin truy xuất.

ERP ROSY hỗ trợ xây dựng dữ liệu truy xuất xuyên suốt

ERP ROSY hiện có các phân hệ quản lý mua hàng, tồn kho, sản xuất, bán hàng và tài chính – kế toán trên cùng hệ thống. Trong quản lý kho, ROSY hỗ trợ quản lý lô, hạn sử dụng, barcode và các nghiệp vụ nhập – xuất liên quan đến nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Việc liên kết giữa mua hàng, kho và sản xuất tạo cơ sở để doanh nghiệp xây dựng luồng dữ liệu từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra. Tùy yêu cầu từng ngành và phạm vi triển khai, các thuộc tính phục vụ truy xuất có thể được thiết kế theo quy trình thực tế.

Đối với EUDR, doanh nghiệp cần khảo sát cụ thể dữ liệu pháp lý và dữ liệu geolocation cần quản lý trước khi thiết kế giải pháp. ERP đóng vai trò nền tảng lưu trữ và liên kết dữ liệu; việc đáp ứng quy định vẫn cần được đánh giá theo sản phẩm, thị trường và vị trí của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng.

Từ góc độ quản trị, chuẩn bị cho EUDR không nên chỉ bắt đầu ở bước lập hồ sơ xuất khẩu. Việc duy trì dữ liệu ngay từ khâu mua nguyên liệu giúp doanh nghiệp giảm khối lượng đối chiếu khi cần truy xuất một lô hàng cụ thể.

ERP ROSY – Kết nối dữ liệu mua hàng, kho, sản xuất và bán hàng, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng truy xuất nguồn gốc theo lô trên một hệ thống thống nhất.