1. Key User là ai trong dự án ERP?
Tronriển khai ERP, Key User (người dùng chủ chốt) lg tà những nhân sự đại diện cho từng phòng ban, có nhiệm vụ phối hợp trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm để mô tả quy trình nghiệp vụ, kiểm thử hệ thống và hướng dẫn người dùng khác trong bộ phận của mình.
Họ chính là “cánh tay nối dài” giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai, giúp hệ thống ERP được thiết kế bám sát thực tế vận hành. Key User cũng là người chuyển tải những kỳ vọng, yêu cầu cải tiến từ thực tế sang giải pháp công nghệ.
Trong mỗi giai đoạn của dự án ERP, Key User đều có vai trò nhất định và không thể thay thế.
Ở bước khảo sát và phân tích, Key User là người mô tả chi tiết quy trình hiện tại của phòng ban mình. Nhờ đó, đơn vị triển khai mới có cơ sở để hiểu đúng và đầy đủ, từ đó cấu hình hệ thống phù hợp với nghiệp vụ.
Khi hệ thống ERP được cấu hình xong, Key User tiếp tục tham gia kiểm thử. Đây là bước quan trọng để đảm bảo phần mềm xử lý đúng các tình huống phát sinh trong thực tế, tránh lỗi và điều chỉnh kịp thời trước khi chính thức vận hành.
Ngoài ra, họ còn là người đào tạo lại cho nội bộ – từ thao tác kỹ thuật đến quy trình phối hợp trên hệ thống. Trong suốt quá trình triển khai và sau khi go-live, Key User tiếp nhận các sự cố, phản hồi đến Project Owner hoặc nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống vận hành liên tục và ổn định.
Nếu không có Key User, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc truyền đạt quy trình thực tế cho đơn vị triển khai.
Khả năng sai lệch trong thiết kế và kiểm thử hệ thống tăng cao, dẫn đến việc phần mềm không đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng.
Việc đào tạo người dùng sẽ chậm trễ, rời rạc hoặc thiếu tính thực tiễn.
Dự án dễ rơi vào tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, đổ lỗi vòng quanh giữa các bộ phận.
Ngược lại, khi doanh nghiệp có đội ngũ Key User chất lượng:
Thời gian triển khai được rút ngắn đáng kể do phối hợp hiệu quả.
Hạn chế tối đa lỗi sai trong vận hành và giảm chi phí điều chỉnh hệ thống.Đẩy nhanh tốc độ làm quen hệ thống của toàn bộ nhân sự, giúp ERP sớm phát huy hiệu quả.
Để chọn đúng người giữ vai trò Key User, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí về chuyên môn và thái độ. Key User cần am hiểu sâu quy trình nghiệp vụ của phòng ban phụ trách, có tư duy hệ thống, khả năng phản biện và học hỏi nhanh các giải pháp công nghệ.
Ngoài ra, họ cần có khả năng giao tiếp tốt, biết cách truyền đạt vấn đề rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng với các bên liên quan. Một Key User lý tưởng cũng cần sẵn sàng dành thời gian ưu tiên cho dự án ERP, đặc biệt trong các giai đoạn then chốt.
Tuyệt đối không lựa chọn theo tiêu chí “rảnh việc”, “vừa học vừa làm” hoặc thiếu cam kết. Điều này dễ khiến dự án bị đình trệ hoặc hệ thống sau triển khai không đáp ứng nhu cầu thực tế. Đầu tư đúng người sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian cho toàn bộ dự án.
Tại ROSY, chúng tôi không chỉ giúp thiết lập hệ thống ERP phù hợp mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng và đào tạo đội ngũ Key User. Quá trình đào tạo tại ROSY bao gồm từ việc giúp Key User hiểu sâu nghiệp vụ đến làm chủ phần mềm, kiểm thử hệ thống và hỗ trợ nội bộ sau go-live.
Bên cạnh các buổi đào tạo trực tiếp và tài liệu hướng dẫn chi tiết, ROSY còn hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển kỹ năng dài hạn cho Key User, giúp họ trở thành nhân sự cốt lõi trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Khi đã có đội ngũ Key User vững vàng, doanh nghiệp sẽ không còn phụ thuộc hoàn toàn vào bên ngoài. Thay vào đó, họ sẽ chủ động vận hành, cải tiến và mở rộng hệ thống ERP theo đúng nhu cầu phát triển lâu dài.
Một hệ thống ERP mạnh là chưa đủ – chỉ khi doanh nghiệp có đội ngũ Key User vững vàng, quá trình triển khai mới thực sự hiệu quả và bền vững.
Xem thêm: Chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP? 5 yếu tố doanh nghiệp không thể bỏ qua
Bạn đã chọn đúng Key User cho dự án ERP chưa?
Liên hệ ROSY để được tư vấn và xây dựng tổ dự án ERP hiệu quả ngay từ bước đầu:
Email: office@rosysoft.vn
Website: https://rosysoft.vn
Hotline: 0908 743 879 – 0908 743 877
