Trong kỷ nguyên kinh doanh số đang bùng nổ, việc tối ưu hóa kế toán và thuế không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn quyết định sự bền vững và tăng trưởng của doanh nghiệp. Với những cập nhật liên tục về chính sách hóa đơn điện tử, đặc biệt là các quy định có hiệu lực đầy đủ từ năm 2022 và tiếp tục được thắt chặt vào năm 2025, doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước yêu cầu cấp thiết phải thích ứng. Đây chính là lúc hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) khẳng định vị thế như một giải pháp chiến lược, không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn là đòn bẩy để nâng cao hiệu suất hoạt động toàn diện.
Việt Nam đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện, trong đó việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những bước tiến quan trọng. Bắt đầu từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử đã bước vào giai đoạn mới với nhiều điểm cập nhật bắt buộc.
Quy định mới không đơn thuần là việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, mà là một sự thay đổi toàn diện về quy trình nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị cả về hạ tầng công nghệ, nhân sự vận hành và quy trình xử lý dữ liệu, nếu không muốn đối mặt với các rủi ro pháp lý hoặc bị xử phạt hành chính.
1) Nâng cấp Hóa đơn điện tử phiên bản XML 2.1.0 bổ sung các trường dữ liệu thông tin phiên bản mới
2) Bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử Máy tính tiền với các khách hàng thuộc nhóm Bán trực tiếp hàng hóa dịch vụ đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3) Yêu cầu kết nối dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền đến cơ quan thuế trong ngày: Doanh nghiệp phải đảm bảo máy tính tiền có khả năng kết nối mạng, tự động truyền hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế theo thời gian thực hoặc chậm nhất trong ngày phát hành.
Định dạng chuẩn: Hóa đơn điện tử phải được lập dưới định dạng dữ liệu XML theo cấu trúc do Tổng cục Thuế quy định để đảm bảo tính đồng bộ và khả năng tích hợp.
Phân loại hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế:
Hóa đơn có mã: Áp dụng cho đa số các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Hóa đơn này phải được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi được gửi cho người mua. Mã này là cơ sở để xác định tính hợp lệ của hóa đơn.
Hóa đơn không mã: Áp dụng cho một số ngành nghề đặc thù có rủi ro thấp về thuế hoặc có quy mô lớn, tần suất hóa đơn cao (ví dụ: điện, nước, viễn thông, hàng không, vận tải). Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn và gửi dữ liệu về cơ quan thuế.
Quy định về lưu trữ điện tử: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, nguyên vẹn, chính xác và có thể truy cập bất cứ lúc nào. Việc lưu trữ phải đảm bảo tính bảo mật, chống sửa đổi, và khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố. Doanh nghiệp cần có giải pháp lưu trữ đáng tin cậy, tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
Quy trình truyền nhận dữ liệu: Doanh nghiệp phải thiết lập kết nối để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Điều này có thể thực hiện trực tiếp thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.
Xử lý sai sót và điều chỉnh: Các quy định mới cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. Tùy thuộc vào loại sai sót (sai địa chỉ, sai số tiền, sai mã số thuế...), doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc hủy bỏ và lập hóa đơn mới. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ.
Đối với những doanh nghiệp chưa kịp thay đổi hoặc đang sử dụng các hệ thống kế toán thủ công, việc đáp ứng những yêu cầu này có thể trở thành một thách thức lớn, dễ dẫn đến sai sót và rủi ro tuân thủ.
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng phức tạp, một hệ thống ERP hiện đại nổi lên như một giải pháp toàn diện và thiết yếu. ERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm, mà là một nền tảng tích hợp giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng mà còn vượt lên trên các yêu cầu về hóa đơn điện tử và quản lý thuế.
Vai trò cốt lõi của ERP trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ hóa đơn điện tử và tối ưu hóa thuế bao gồm:
Tự động hóa toàn diện quy trình phát hành và nhận hóa đơn:
Phát hành hóa đơn tự động: ERP tích hợp chặt chẽ các module kinh doanh như bán hàng, quản lý đơn hàng, kế toán công nợ phải thu. Khi một giao dịch bán hàng hoàn tất, hệ thống ERP sẽ tự động tạo ra hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin theo đúng định dạng chuẩn, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công, và đẩy nhanh tốc độ xử lý hóa đơn.
Tích hợp với cơ quan thuế/nhà cung cấp dịch vụ: Hệ thống ERP hiện đại có khả năng kết nối trực tiếp với cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Điều này cho phép tự động gửi hóa đơn để lấy mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc truyền dữ liệu hóa đơn (đối với hóa đơn không mã) một cách nhanh chóng và chính xác.
Xử lý hóa đơn đầu vào: ERP không chỉ giúp xuất hóa đơn đầu ra mà còn hỗ trợ tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, tự động đối chiếu với đơn mua hàng và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật liên tục và tức thời:
Cập nhật quy định tự động: Các nhà cung cấp phần mềm ERP uy tín luôn cam kết cập nhật hệ thống của họ để phản ánh những thay đổi mới nhất trong các quy định pháp luật về thuế, kế toán và hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc tự mình theo dõi từng sửa đổi hay điều chỉnh.
Tuân thủ định dạng và cấu trúc: ERP đảm bảo rằng mọi hóa đơn điện tử được tạo ra đều tuân thủ đúng định dạng XML và các yêu cầu kỹ thuật khác của Tổng cục Thuế, giúp hóa đơn luôn hợp lệ khi gửi đi.
Xử lý sai sót hiệu quả: ERP cung cấp các quy trình và công cụ để xử lý các hóa đơn sai sót một cách chính xác, tuân thủ các quy định về lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc hủy bỏ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro vi phạm.
Quản lý và lưu trữ hóa đơn tập trung, an toàn:
Kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung: ERP tạo ra một kho lưu trữ an toàn và có tổ chức cho tất cả hóa đơn điện tử đã phát hành và nhận được. Dữ liệu được bảo mật cao, đảm bảo tính nguyên vẹn, chống giả mạo và dễ dàng truy xuất khi cần.
Tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng: Với hệ thống ERP, việc tìm kiếm, tra cứu hóa đơn theo các tiêu chí khác nhau (ngày, số hóa đơn, khách hàng, nhà cung cấp) trở nên nhanh chóng và dễ dàng, phục vụ hiệu quả cho công tác đối chiếu, kiểm toán nội bộ và thanh tra thuế.
Minh bạch hóa dữ liệu kế toán và tài chính:
Tích hợp liền mạch: Dữ liệu từ hóa đơn điện tử được tích hợp tự động vào các module kế toán (sổ cái, công nợ, doanh thu, chi phí), đảm bảo tính nhất quán và chính xác của số liệu. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập liệu trùng lặp và giảm thiểu lỗi.
Báo cáo tài chính và thuế chính xác: ERP cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo đúng mẫu biểu quy định, với số liệu được cập nhật tức thời và đáng tin cậy. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho các kỳ khai báo thuế một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
Phần mềm ERP ROSY luôn chủ động cập nhật và tích hợp đầy đủ các yêu cầu mới nhất từ Tổng cục Thuế, nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và vận hành thông suốt. Hệ thống sẵn sàng hỗ trợ định dạng hóa đơn điện tử theo chuẩn XML 2.1.0, tích hợp kết nối hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với hệ thống bán hàng, đồng thời tự động truyền dữ liệu lên Tổng cục Thuế một cách chính xác. Đây là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính – kế toán trong kỷ nguyên số.
Phát hành – quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử một cách tự động – chính xác – đúng chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP;
Đồng bộ dữ liệu kế toán, doanh thu, thuế GTGT theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự;
Tuân thủ pháp lý, đồng thời tối ưu hiệu quả tài chính – kế toán như một lợi thế cạnh tranh dài hạn.
Đội ngũ kỹ thuật và triển khai của ROSY luôn sẵn sàng:
Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình đẩy hóa đơn, truyền dữ liệu thuế;
Giải đáp nhanh chóng mọi thắc mắc về nghiệp vụ kế toán – hóa đơn điện tử;
Theo sát quá trình vận hành, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, đúng chuẩn và hiệu quả.
Liên hệ ngay ERP ROSY để được tư vấn chuyên sâu về giải pháp ERP phù hợp nhất với đặc thù và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp bạn!
Email: office@rosysoft.vn
Website: https://rosysoft.vn
Hotline: 0908 743 879 – 0908 743 877
